事務職の転職で知っておきたい、種類別の仕事内容・転職環境・面接のコツ

事務職とは

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事務職は会社の規模や業態、またはどんな部署で事務をおこなうのかによっても、その仕事内容が多少異なりますが、共通している仕事内容としては、書類作成、電話対応、受付対応、データ集計、決済手続きの対応などが主な仕事です。

営業や販売のよう社外に出て顧客やパートナーと直接接することはほとんど無く、オフィス内でのサポート業務が主になります。

その為、服装などは自由な会社も多く、デニムやスニーカーでもOKという会社も多くあります。また、基本的にはルーティン業務となるので、比較的に残業なども少なく、定時には退社できます(月末や月初などは逆に支払いや請求の処理が立て込むので忙しくなります)。

また、現在では事務職として働く上での雇用形態は正社員に限らず、契約社員、派遣、アルバイトなど様々な働き方があります。

事務の種類も様々あり、部署や会社によって必要となる知識や専門性も多少異なってきます。また、必須のスキルとしてパソコンでの業務となるので、オフィスソフト(Excel、Word、PowerPoint)などを使えることが求められます。

事務の種類と転職方法

では事務にはどんな種類があり、種類毎にどんな特徴があるのでしょうか。

一般事務の仕事内容と転職

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一般事務は、まさに冒頭で説明したような仕事内容です。パソコンの基本的なスキルとオフィスソフトの基礎さえ理解していれば業務をこなすことは可能です。

仕事での重要なポイント

一般事務に求められる仕事の質としては「正確性」です。資料にミスが無く、以来されたことを忘れずにこなすことが第一条件です。そしてその上の仕事を身につける上で重要となるのがコミニュケーション力です。

事務のお仕事は「依頼者有りきで発生」します。例えば、通常のやり方では対応できない事務処理が発生した場合などにその対応を事務スタッフに相談されることが多いのですが、そんな時に相手(社内のスタッフ)がどんな事を求めているのかをきちんと理解し、もし相手の要望を叶えることが難しい場合は別の方法を提案して、最終的には相手が目的をきちんと果たせるようにサポートするのです。

一般事務の転職環境

事務系のお仕事は、女性に人気のお仕事です。特に専門的な知識や資格なども必要ないため、求人広告などでも多くの応募が殺到する職集です。そのため、転職者の立場からするとライバルが多く、高い倍率の中で内定を勝ち取らなければなりません。

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職種 求人倍率 前月比 前年同月比
全体 2.38 ↑  0.03 ↓ -0.22
営業系 2.47 ↑  0.03 ↓ -0.17
企画・管理系 1.64 ↑  0.02 ↓ -0.15
技術系(IT・通信) 7.13 ↓ -0.37 ↓ -1.19
技術系(電機・機械) 4.31 ↓ -0.23 ↓ -0.41
技術系(メディカル) 2.62 ↑ 0.01 ↓ -1.06
技術系(化学・食品) 1.02 ↑ 0.03 ↑ 0.01
技術系(建築・土木) 3.87 ↑ 0.04 ↓ -0.78
専門職 5.27 ↑ 0.24 ↑ 0.78
クリエイティブ系 2.39 ↑ 0.07 ↓ -0.08
販売・サービス系 1.28 ↑  0.10 ↑  0.01
事務・アシスタント系 0.25 ↑  0.02 ↑ 0.04

出展:DODA「転職求人倍率レポート(2017年2月)」

上記は職種毎の求人倍率の表になりますが、「事務・アシスタント系」を見ると、求人倍率が0.25倍となっています。これは、事務職を希望する転職者に4名に対して一つの求人しか無いことを示しています。

求人倍率が「1」あって初めて求人広告の数と転職者の数が同じになります。他の職種を見ると、求人倍率が高いものでは「技術系(IT・通信)」が7.13倍というのがありますが、これは事務とは逆の状況で、1人の転職者に対して7つの求人があるという、引く手数多の状態です。

事務は、どんな企業にも存在する職種ですが、営業などとは違い売上や利益を生み出す職種ではないため、企業としても最低限の人数しか採用しようとしません。そのため、希望者に対して枠が少ない状態となっているのです。

事務職での転職を考える場合は、このよう決して楽な環境ではないことを理解して臨みましょう。

面接でのポイント

面接では、もし事務としての経験がある場合は、その経験を最大限アピールすることをお勧めします。

  • どんな業務を行っていたのか
  • どんな方法で行っていたのか(使用ソフトやツールなど)
  • こなしていた業務量
  • どれだけ多くの業務に携わっていたのか

もし未経験の場合でもパソコンのスキルはある程度必要になります。また、元々他の職種での経験がある場合は、その職種でどんな業務を行っていたのかをアピールすることは可能です。一般事務を面接する際に、企業がチェックする視点をご紹介しますので、以下の項目に照らし合わせてアピールできる部分を探してみると良いと思います。

▼経験者・未経験者を問わず一般事務の採用で面接官がチェックするポイント

  • 仕事の正確性・適格性
  • 理解力の高さ
  • コミニュケーション力の高さ
  • ドキュメンテーション力
  • ホスピタリティ
  • 対応力

最後の「対応力」というのは、一般事務の場合、ケースバイケースでいろんな仕事をお願いされます。その時に過去の経験や、適正を踏まえて、いろんなことが器用にこなせる人が重宝されます。「これは私の仕事ではありません」と仕事を選んだりする人は使いづらいので、「なんでもやります!」というスタンスと、実際にそれをこなせるだけの器用さをアピールすることがおすすめです。

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おすすめの資格

営業事務

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仕事での重要なポイント

営業事務は、その名前の通り、営業のサポートを行う事務の事を言います。企業によってその仕事内容は様々で、営業のアシスタントとして事務処理や提案書の作成を手伝うだけの場合もあれば、顧客の対応を行ったり、外出してクライアントを訪問したりと、ほぼ営業と同じような動き方をする場合もあります。

具体的には以下のような業務を行いますが、実際の業務内容は応募時に必ず企業に確認することをおすすめします。

  • 提案書の作成
  • 顧客の案件に紐づく情報収集やリサーチ
  • 商品やサービスの案内や個別対応
  • 催事や展示会での運営
  • 顧客からの電話対応
  • 営業のアシスタントとして同行し、顧客への訪問
  • 既存顧客への対応全般

「一般事務としてずっと社内に閉じこもっているのはつまらない」という人や、「営業は自身ないけど、顧客からの評価を肌で感じれる方がやりがいに繋がる」という人にはおすすめの仕事です。

営業事務の転職環境

営業事務に転職する人の傾向として、「元々営業をやっていた」もしくは「販売職での経験がある」という人が多いようです。大きなポイントとして、”社外の人(顧客やパートナー)”と接する機会があり、「対外的なコミニュケーションに慣れている人」が活躍できるという点が大きいと思います。

また、営業に興味のある人が、いきなり営業に挑戦するのはハードルが高いので「まずは営業事務から」初めてその業務を横で実際に見てみたいという理由で希望する人もいます。

募集自体は少なくないのですが、先ほど一般事務でご紹介したように事務職は全体的に求人倍率が低く、少ない求人を多くの希望者で取り合っている環境は変わりません。

しかし、営業事務でもきちんと数字(売上や利益)の目標をもって仕事をするような”営業要素の強い営業事務”の場合は、その人数が多さが売上に紐づくので、積極的に採用している企業はあります。しかし数字には責任を負わずあくまでサポートに徹するような”事務要素の強い営業事務”の場合は、やはり狭き門であることに変わりはないようです。

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面接でのポイント

面接では、過去に営業や販売の経験があるかたであれば、その経験や実績をアピールすることがおすすめです。また業務に顧客対応が必要になる場合はビジネスマナーや、積極性なども見られるポイントだと思います。

また、営業事務はパートナーとなる営業(時には複数名)と上手く人間関係を築けるのかも重要なポイントになりますので、対顧客だけでなく、「社内のスタッフと信頼関係を築いていけるか」、「遠慮せずに自分の意見をきちんと発信できるか」といった能動的な姿勢も重要視されます。

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おすすめの資格

※上記に加えて、業界に準ずる資格(不動産賃貸業界=宅建、IT業界=ITパスポート、人材業界=労務管理士、社労士)

経理事務

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仕事での重要なポイント

経理事務は会社の売上とコストというお金に関わる情報(時位には現金そのものを管理する場合もある)を扱う事務なので、より一層間違いの許されない正確な仕事が求められます。

また一般事務との違いとして、一般事務は相手に寄り添ってサポートしてあげるホスピタリティや臨機応変さが求められますが、経理事務の場合は、”ルールの番人”として、決められたルールを如何に守れるか、または相手に守らせるかというのが重要になってきます。

繰り返しになりますが、会社のお金に関わる仕事ですので、例え善意でしたことであっても、それによって数値の管理が煩雑になったり、締め切りのある業務で遅延を発生させたりすることは許されません。

経理の転職環境

経理の場合、未経験の求人もありますが、やはり好まれるのは専門性を経験者になるかと思います。特に大手の場合はその傾向が強いようです。反対に小さい会社の場合は、経理と一般事務を兼ねる場合などもあり、その場合はそれほど経験の有無見られることはなく、やはり臨機応変な対応力の方が重宝されるようです。

経理の場合は簿記検定やFASS検定といった資格もありますので、それらの資格を持っていると転職には有利です。

また、実務経験が無いことで転職が上手く行かない場合は、一度派遣で実務を経験して実績をつくるという方法もあります。派遣会社であれば、クライアントの求めるレベルに合わせて職場を提供してくれるので、自分のスキルにあった仕事に就けて、段階的にレベルアップすることが可能です。

また紹介予定派遣であれば、まずは派遣で働いてみて、自分と企業の双方が納得してから正社員となることもできます。企業側も、ミスの許されない経理というポジションで、「採用したのは良いけど期待と全然違った」というリスクを避けるために派遣を利用する場合が多いようです。

面接でのポイント

面接では、過去にどのような業務に携わっていたのかなどに加え、正確性を維持、向上するためにどのような工夫をするのか、また緻密さや几帳面さが伝わるようなエピソードがあれば、よいアピールになると思います。

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おすすめ資格

総務事務

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総務の仕事の定義とは、その会社によってかなり異なるのですが、平たく言ってしまえば”事務系の仕事のほぼ全て”が該当すると言ってもよいのではないでしょうか。というのも、会社の規模によっては、総務が人事、経理、庶務、法務などの業務を兼務する可能性もあるのです。

そのような意味では、総務は”社内でも究極の縁の下の力持ち”といっても過言ではありません。

仕事での重要なポイント

まず、業務の幅が広いため、会社全体を見渡して意識を配れるだけの広い視野が求められます。また、「事務職」とはいっても、1日中デスクに座って依頼に答えているだけでは総務は務まりません。

社内のに目を配り、積極的に各部署の社員とコミュニケーションをとることで、「今の会社ににが必要なのか?」「社内をより良い環境にするにはどうすればよいのか?」を理解し、来るティカルな施策が打てるのです。

また、未経験でも総務の仕事に就くことはできますが、前述したように組織を維持する上での様々な知識があることで、仕事の幅が広がります。労務、経理、企業法務、個人情報保護法、各種制度など、どれもそれ一つで専門的に仕事が出来るのですが、複合的に知識を活用することで会社を守り活かすことができるのです。

総務事務の転職環境

総務の仕事に転職する場合、その募集で未経験が応募可能な比率は約半数程度といったところでしょうか。また、ドンピシャで総務の経験が無くても、人事、経理、法務、庶務などの経験がある場合は、それらをスキルのベースとして、アピールすることで受け入れてくれる企業は多いはずです。

では、総務の募集枠はどうでしょうか。これはやはり余り多くありません。そもそも、会社全従業員に対して総務の人数というのは1%(その業務範囲にもよりますが)程度です。そのため、増員募集といのはあまりなく、欠員を補うための募集というのが多いです。

また、少数精鋭であるため、採用の失敗も許されないため一般公募ではなく紹介予定派遣などを使って採用を行う企業も多いです。経理事務同様、未経験の方の場合は経験を積むためにも派遣からスタートするのもおすすめです。

面接でのポイント

面接のポイントとしては、経験のある方であれば、特に「どれだけ広い業務に携わったか」ということをアピールするのがおすすめです。また、「良い環境を作るためにどんな工夫をしてきたのか」「どんな課題に向き合い、同解決してきたのか」というプロセスの部分は、人によって特にその能力の差が出るポイントとなります。

また、「やらなくても誰にも文句は言われない。けどやってくれたらみんな喜ぶ」という仕事見逃す事無く、積極的に仕事を自ら作り出す”スタンス”は非常に重要視されます。正に「優秀な部活のマネージャー」的な資質といったところでしょうか。

未経験の場合であれば、総務としての実務でなくても、学生時代に頑張ったことや、普段の生活の中でも良いのでアピールできる部分を業務に紐付けて説明することがポイントです。

おすすめ資格

秘書

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秘書は、「オフィスワークの花形」のイメージを持つ方も多いのではないでしょうか。秘書は通常会社の中でも役員や幹部専属のサポートとして業務をこなすので、高い能力が求められることは間違いありませんが、だからこそやりがいのある仕事と言えます。

仕事での重要なポイント

秘書の仕事は以下のようなものがあります。

  • スケジュール管理、アポイントなどの日程調整
  • 来客対応、接待などの予約など
  • リサーチ、情報管理
  • 業務に必要な備品や環境の手配
  • 対外的な文章作成
  • 社内情報やリスク情報のリサーチと伝達

一言で言ってしまえば、「担当する上司の仕事のパフォーマンスを上げるために出来る事全て」となります。また、現在ではグローバル化が進み、企業規模に限らず海外企業との取引も一般的に行われるようになってきたので、最低限英語のビジネス会話ができて、通訳としての役割も重視されるようになってきました。

秘書は会社によってもその役割の領域は多少ことなると思いますが、担当する重役によっても要望ややり方が異なる場合も多いので、高い対応力とホスピタリティも求められてきます。

秘書の転職環境

秘書の転職では、やはり経験者であるほうが有利なのは間違いありません。秘書はチームではなく基本的に単独で動くので、誰かが教えてくれるのではありません。秘書のして採用されたその日から重役のパートナーとしてプロフェッショナルの仕事が求められるのです。

また、秘書は秘書検定という資格があり、秘書を目指す方のための専門学校もあります。これだけでも、秘書というのが高い専門性を求められる仕事なのだということがわかると思います。

また、転職においては、秘書専門の人材紹介や派遣を行う会社もありますので、自分のスキルやキャリアに合わせたサービスを選ぶことが転職成功への近道なのではないでしょうか。

面接でのポイント

秘書の面接では、まず第一にスキルは必ずチェックされます。秘書としてのビジネスマナー、語学力、身だしなみ、言葉遣い、資格の有無、コミニュケーション力、過去の経験として、どんな会社のどんな役職者の秘書を努めたのかなどです。

また言葉で言い表せない部分として、臨機応変な対応力、ホスピタリティ、頭の回転の速さなどを見極めます。

秘書の面接では、採用後に実際に担当する役員が面接に加わることもあります。スキルや人間性以外にも重要なのが、実際に担当する役員との相性です。実際にあってその人を前にした時に得れる言語化できない情報は、非常に重要になります。

ではそんな面接でどう対応すれば良いのかといえば、最低限のマナーを守った上で、取り繕うことなくありのままの自分を見てもらうことです。何かを隠そうとしても大体それは気づかれて不信感を持たれる原因となりますし、これから二人三脚で仕事をするパートナーに隠しとうすことはできません。先のことを考えても、きちんと自分というパーソナリティを理解してもらい、その上で選ばれることが、重要だと思います。

おすすめ資格

医療事務

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事務の中でも比較的人気の高いのがこの医療事務です。それでは医療事務についてご説明してきます。

仕事での重要なポイント

医療事務の業務内容としては大きく以下となります。

  • 窓口受付:来院した患者さんの受付と診療後の精算など
  • レセプト業務:患者さんに請求する証明書の作成
  • クラーク業務:電話応対、患者さんの呼び出し、案内、カルテの管理と抽出、検査データの添付と整理、書類の取り次ぎ、医療スタッフのサポートなど

当然、医療行為などは一切できませんが、それ以外の医療独自の事務作業や、医師や看護師さんなどが仕事をしやすくするためのサポート全般が医療事務の仕事となります。

また、同じ医療事務でも個人クリニックなのか、大きな総合病院なのかでその仕事内容も大きく異なります。個人クリニックであればオールラウンドに業務をこなすことになりますし、総合病院であれば、幾つかの役割にわかれているので、自分の担当領域を専門的に対応することになります。

以下に、医療事務のメリット・デメリットをまとめてみます。

▼メリット

  • 医療とうい業界自体が今後も安定している
  • 医療制度に関する知識が身につく
  • 転職をする際に、病院以外に薬局や介護施設といった業界移ることも可能
  • 産休や育児休暇などが整っており、保育施設のある病院もある

▼デメリット

  • 大きいクリニックの場合女性社会なので、人間関係が大変という声も…
  • 小さいクリニックの場合、院長との人間関係によって環境の良し悪しが異なる
  • 土日出勤の可能性もある
  • 給料が安い

医療事務の転職環境

医療系は資格の世界ですが、医療事務は無資格、また経験が無くても転職が可能です。しかし、やはり経験や資格がある方が有利であることは確かです。また、その他の事務同様、人気の職種であると同時に、その枠が限られていることから狭き門であることは間違いないでしょう。

また医療事務でも雇用形態は正社員、派遣、パートなど様々あります。大きな病院であれば正社員や派遣、個人クリニックなどはパートでの雇用が多くなります。

もし未経験であれば、まずは派遣としてチャレンジしてみることもおすすめです。また別の職種で「医療受付」というものもあります。

面接でのポイント

医療事務の面接でアピールするポイントを幾つかご紹介します。

まず、「何故医療事務にやりたいと思ったのか」という部分は重要です。一般事務や経理など、事務のお仕事は他にも多くありますので、「何故医療なのか?」という部分をきちんと説明出来る必要があります。

また、「何故うちの病院なのか」というのも重要です。医療施設というのは場所を選ばずにどこにでもあり、地域に縛られなければ数多くの医療事務募集があるのですが、何故それらの募集からその病院への応募をしたのかは重要なポイントです。

以上の2点の背景には、医療事務というのは、その病院からすればできるだけ長く働いて欲しいという思いがあります。しかし、経験者は他の医院でも優遇されてしまうため、仕事を覚えてもスグに辞めてしまうというのが悩みなのです。

そのため、「この人はうちの医院で長く働いてくれるのか?」という点を重視します。

またスキルの部分ではパソコンに関するスキルを持っていると歓迎される傾向にあります。医療期間ではITへの対応が通常よりも遅れていることが多く、例えば「ホームページはあるけど、だれもいじり方が分からない」といった悩をもっていたりします。

そんな場合に、文言や画像の修正だけでもできると、とても重宝されます。

おすすめの資格

介護事務

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介護事務とは、医療事務に近い事務のお仕事と言えます。その仕事内容としては、介護といのはサービス利用にかかる費用の9割を国や自治体が負担するのですが、その請求業務を行う「介護報酬請求業務」が主な仕事になってきます。

専用ソフトを使ってこの処理を行うので仕組み化されている作業なのですが、入力を間違えないように仕事の正確性が求められます。

また、施設への問合せの対応などもこなします。これが意外と大変で、これから施設を利用したい人、また既に利用している人から様々問合せが入るのですが、相手はお年寄りの場合も多く、複雑な内容の場合は上手く説明しないと理解してもらえません。

また、その施設のことについて細かく理解していないと回答ができないので、働きはじめて最初の事は質問を受ける度に、誰かに確認したり、調べたりと、慣れるまでに時間がかかる場合もあります。

仕事での重要なポイント

介護施設といのは、その施設の多くは小規模な場合が多いため、事務作業だけを淡々としていればいいという場合は少ないようです。

実際の介護業務は介護士や看護師さんが行うのですが、それ以外の施設を維持するための環境整備についてはオールランドに対応するひつようがあり、総務のような働き方が求められる場合も多いのです。

また、施設によっては介護職員の不足や、急な欠員に対応するために「介護補助」として現場に駆り出される場合もあるそうです。介護資格が無い場合は、利用者の体に触れるような「身体介護」できないのですが、そのサポートをする仕事で、要は雑務を任されるということです。

これが以外に大変な場合もあるので、転職を考える場合はそのような業務に着くことがあるのかを事前に確認することをおすすめします。

介護事務の転職環境

介護事務の転職については未経験、無資格でも応募することが可能です。しかし可能であれば「介護事務管理士」という資格を取得することをおすすめします。

合格率70%と、難しい資格ではないです。これは、資格が無いと採用されないということではなく、事務としても特殊なお仕事なので、特に未経験の場合は「介護報酬請求業務」についてなんの知識も無いとかなり苦労することになるからです。

また、介護事務は未経験であっても、それ以前に何らかの介護業務にあたっており、介護の現場を知っている場合は歓迎される可能性が高いようです。

介護事務の求人は少ないのが現状です。そもそも枠が少ない中で、多くの場合は既に働いている介護職員が役割を変更し介護事務になる場合も多いからです。

面接でのポイント

介護事務として面接を受ける場合は、まず基本的なマナーとして身だしなみ、挨拶などの礼儀、きちんとしたコミニュケーションは他の多くの職種の面接同様にチェックされるポイントです。

そして介護事務という意味では、大きく2点で、

  • 業務の正確性
  • 事務ワークだけにとらわれないホスピタリティ

の2点についていかにアピールできるかは大きいようです。特にホスピタリティの部分では、施設の環境や利用者さんの満足度を向上するために、職種の枠に囚われない積極性をアピールすることは重要です。

おすすめの資格

調剤薬局事務

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調剤薬局事務とは、主に薬局での接客対応や、データ入力、レセプト入力、お薬手帳を作成するお仕事です。

基本的には、「データ入力作業を正確に行う」ということが求められるお仕事で、「調剤報酬請求事務技能検定試験」とうい資格も存在します。

仕事での重要なポイント

前述したように、まずベースとなるのはレセプトなどの点数計算の専門知識が必要となりますが、その他にも処方箋にミスが無いかの確認なども行います。

専門知識、仕事の正確性、パソコンスキルが求められる仕事と言えます。

また、薬局自体の営業時間は長くはないので、残業などは無さそうにも見えますが、以外と残業をするケースもあるようです。また、薬局自体が少ない人員で運営しており、かつ事務スタッフが少ない(最悪自分しかいない)とうい場合は、休日も自由にならない場合などもあるようです。

調剤薬局事務の転職環境

調剤薬局事務の募集は基本的には欠員補充によるものなので、一つの求人での採用枠は1名だけの場合が多く、そもそも求人自体が多いわけではないので簡単な転職では無さそうです。

「未経験可」という募集であったとしても、資格は必須で取得した方が良さそうです

面接でのポイント

面接では、まず一般的な面接マナーは大前提となりますが、それ以外にも正確性や几帳面さなどをアピールできると好印象となるのではないでしょうか。

また、これは薬局問わず医療系の事務に共通して言えることなのですが、医療系事務はその役割として接客や受付があります。特に薬局というのは、薬の調合は正確にできて当たり前なので、メインの「商品」では他の薬局との優劣の差はつきません。強いて言えば待たされる時間の短さぐらいでしょうか。

そこで大切なのが、受付や接客などでの対応になるのです。「あそこの薬局は感じがいい」「あそこの薬局は愛想が悪い」と、その「薬局の顔」である受付が、利用者の評判を分けると言っても過言ではありません。

そのため、どんなお客様にも対応できるか?、良い印象を持ってもらえるか?といった事も重要視して見られることが多いのです。

明確に言葉にするのは難しですが、表情や声のトーン、気配りなどから相手に安心感を与えることができるかなどは重要なポイントになると思います。

おすすめの資格

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転職エージェント

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