【事務の志望動機と自己PR】経験も未経験もそれぞれの書き方&例文大公開

事務職の転職で志望動機は重要?

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事務職といえば女性に人気の職種です。しかし、事務職の採用率はそれほど高くありません。私は以前リクルートで求人コンサルタントをしていました。多くの企業で事務の募集をお手伝いしたのですが、1名~2名の募集枠に対して数十人の応募は当たり前で、時には100名を超すような応募が集まることもありました。

1名の募集に100名の応募となると、99人は不採用になるため、かなりハードルが高いことになります。また、企業側も1名の採用のために100名全員と面談をするのは無理なので、書類選考で5名~10名に絞込み、面接をすることになります。

そのため、事務職を志望するのであれば履歴書や職務経歴書は非常に重要になります。特に「志望動機」は面接官が選考で重視する部分ですので、採用担当の目に留まるような内容を書き方をしなければ、面接の席に着くことも難しいのです。

今回は、採用担当者に「この人に会ってみたい!」と思ってもらえるような志望動機の役立つ情報をご紹介します。

事務未経験でも内定を勝ち取るために!

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事務職は一般事務以外に経理事務・総務事務・医療事務・貿易事務などの専門的な事務があります。また、当然経験の有無も選考には関係してきますので事務経験がある人は有利になります。

事務の種類 仕事内容 スキル・資格
一般事務 資料作成・データ入力・伝票処理・電話応対など マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)
営業事務 在庫管理・納期管理・受発注業務・売上業務・回収業務など マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)
庶務 伝票処理・出張清算・データ入力・ファイリング・電話応対など マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)
経理事務 原価計算・勘定振分業務・管理帳票の作成管理など

簿記検定
FASS検定

受付事務 来客対応・スケジュールチェック・雑務など なし
貿易事務 英文での船積書類作成・船積手配・船積通知・納期回答など

TOIEC(600点以上)
中国語検定
貿易事務検定

医療事務 受付・会計・カルテ管理・診療報酬請求業務など 医療事務検定

未経験の場合は”経験”という部分では劣ってしまうため、尚更志望動機は重要になるのです。では、どのように志望動機を書けばいいのでしょうか?事務職を目指す人が知っておくべき「書き方のコツ」をご紹介しています。

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事務職の志望動機の例文

志望動機の書き方にが分からない場合は例文を参考にする事をおすすめします。例文をベースに、自分なりに肉付けして利用してもらえればと思います。事務仕事の経験者と未経験者それぞれの志望動機サンプルを取り上げました。

経験者の志望動機の例

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前職では社内だけでなく社外向けの書類作成の実務経験があります。オフィスソフトを使用しての業務で、Excel、Word、PowerPointは使用しておりました。その経験を即戦力として貴社の業務に活かせると思います。

コミュニケーション力には自信があり、頼まれたことをただ行うのではなく、依頼された仕事内容について不明点は自ら確認し、理解して仕事を進めること、また相手の要望に対してどうすればプラスアルファの価値を提供出来るかを常に意識して業務に取り組んできました。

これらの経験を活かすと同時に、業界内でも●●●●な存在を維持している貴社で業務出来ることにより、さらに成長できると感じております。

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上記の志望動機は事務経験者用の例文です。経験をフルにアピールポイントととして盛り込み、ただ言われた事だけをこなすのではないという意気込みを記載します。自分の能力だけでなく熱意も伝わる文章なので、志望動機としては十分でしょう。

また、事務経験をアピールする場合、その仕事内容や使用したソフトなどを具体的に明記することをおすすめします。一言に「経験がある」と言うだけではなく、重要なのは「どの程度の経験なのか?」を伝えるために、ある程度具体的な事を記述すると伝わりやすくなります。

また、「経験を活かしたい」だけだと採用担当者からすると「別に経験が生かせればうちの会社ではなくもていいんだ」となってしまいますので”何故御社でなければならないのか”という部分もきちんと明記することが重要です。これは、可能な限りその会社の事を調べた上で、他社に無い特徴があれば、その部分を魅力に感じていることをきちんと記述することをおすすめします。

未経験者の志望動機の例

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事務職は未経験ではありますが、これまでは(これまでの職種)として、事務の方と連携して仕事を勧めることは多く経験してきました。その経験から、社内スタッフが事務職に何を求めているか、どんな仕事をすれば相手が喜んでくれるかは理解しております。

今回の転職では、そんな影から多くの人を支える存在になりたいと思い、御社の事務職募集に応募させて頂きました。また、オフィスソフトは一般レベルで問題なく使用することができます。即戦力ではない分、必要なスキルや資格などは入社後に改めて勉強したいと思っております。

御社の●●●●な社風はかねてから存じ上げており、そのような環境で働きたいと思っておりましたので、今回ご応募させて頂きました。何卒宜しくお願いいたします。

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未経験の場合は、その事自体がデメリットとなりがちですが、それを逆手に取り「事務スタッフと一緒に仕事をする人のニーズがわかっている」というアプローチで差別化を図っています。また、経験が無い事を意気込みでカバーするためにも、今後専門的なスキルを身に着けたり、資格取得をすることも考えているとアピールすることでやる気をアピールできます。

「経験者」の例文でも紹介しましたが、志望動機で重要になるのは「何故その会社なのか?」という部分です。今回の場合は「社風」にフォーカスしています。事務職はオフィスワークなので、社風に共感できたり、魅力を感られることは非常に重要なことです。

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重要なポイント

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2つの例文をご紹介しましたが、経験者と未経験者で異なる部分はあるものの。仕事をする上での姿勢・アピールポイント・採用後の意気込み・何故御社なのかの4点が重要である部分は共通しています。

私は現役で採用担当をしているのですが、事務職の応募書類を見ていても、あまり書かれていない重要な点は「何故御社なのか」という部分がきちんと記述されていない履歴書がとても多いです。

転職はよく恋愛に例えられます。多くの場合、まずは転職者からのラブレター(履歴書)によって始まるのですが、「自分がどんな人なのか」は皆さん記述しますが、「何故あなたでなければいけないのか」を書かないのです。これは「付き合ってくれれば(内定さえ貰えれば)だれでもいいのかな(どこの会社でもいいのかな)」と思われても仕方ありません。

かりに経験があり素晴らしい経歴だったとしても、その履歴書は後回しにしてしまうのが現実です。

自己PRを考えてみよう

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「あなたのアピールポイントはどこですか?」と聞かれても、急には答えられませんよね。志望動機として書く場合は「これを強みとして書いて大丈夫だろうか…」と遠慮してしまう事もあると思います。そこで、この章では「事務職で使えそうなアピールポイント」をまとめてみました。

  • パソコン関係の経験がある(Word・Excelなど)
  • 一般的なビジネスマナーが身についている
  • 資格がある(簿記・語学など)
  • 電話での顧客対応の経験がある
  • 接客経験がある
  • ルーティーンワークが得意
  • 仕事の正確性に自信がある
  • 仕事のスピードに自信がある
  • 事務経験がある

アピールポイントは、資格・能力・適正など様々あります。上記で紹介したアピールポイント以外でも、例えば学生時代の経験や、プライベートで頑張っていることなどもアピールの対象として問題ないと思います。

自己PRの注意点としては、「成長したい」「スキルを伸ばしたい」などの意欲は一見美しく見えるのですが、それだけになってしまわないようにしましょう。意欲も大切ですが、やはりどんなことが出来るのか、強みなのかを記述することも忘れてはいけません。

自分の強みが分からない!という場合は

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面接では、履歴書・職務経歴書に書いた内容について深く質問されます。志望動機はもちろん、自分の強みが職場でどのように活かせるのか、を話す必要があります。自分の強みがわからない!という方は無料で強みを診断できるツールを利用してみることもおすすめです。

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または、転職エージェントを利用することで、適職診断やカウンセリングによって自分の強みや志向をクリアにすることもできます。もし転職エージェントを利用する場合は、そのようなサポートが充実しているエージェントを選ぶこともおすすめです。

面接を想定した志望動機を!

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一度でも面接を受けた人は理解していると思いますが、面接では履歴書を元に質疑応答が行われます。面接官はあなたと初対面ですから、人柄や能力を判断するために、アピールポイントや経験など、面接官は履歴書に書かれた内容を見ながら質問をします。

つまり、履歴書に適当なことを書いてしまうと、面接時に回答できなくて墓穴を掘ってしまう危険性もあるということです。

もし、履歴書で「私は人よりも対応力があります」と志望動機に書いた場合。面接では「具体的にどれくらい対応力が高いのですか?」と、そのエピソードや、具体的な根拠を質問されることになります。

もしこれが、受かりたいあまりに適当に書いた事だと、答えられなかったり、回答が支離滅裂になってしまい、面接官には「嘘だな」ということがバレてしまいます。事実だとしても、それをきちんと説明できるように整理しておくことは大切です。

自分だけで面接対策をするのは不安という方には、面接対策サポートを行ってくれる転職エージェントがおすすめです。事前の面接対策も行いますが、実際に受けた面接についても、企業からの回答を元に、より対策すべき点をフィードバックしてくれるという手厚いサポートを行う転職エージェントもあります。

面接では、事前の対策も大切ですが、やはり”本番”でどれだけ出来る方重要なのは間違いありません。その実践の結果を元にアドバイスがもらえるのは嬉しいですね。

新卒者は学生時代の経験でOK

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新卒が事務職に応募する場合、在学中であれば、学校で進路指導部の先生が志望動機のアドバイスをくれる場合もあるので相談することをおすすめします。第三者からの意見は非常に役立ちます。

志望動機の書き方については、新卒の場合は社会人としての業務経験は無いので、在学中の経験を元に記述して問題ありません。部活動やサークルなどの経験もOKです。例えばマネージャーをしていた場合、「マネージャーとして部員のサポートにやりがいを持って頑張って来ました。その経験を活かすには事務職が最も適していると思います」などの志望動機であれば筋が通ります。

また、自分の性格面をアピールする手もあります。事務職に必要な素質として「几帳面」や「気配り」に自信がある場合、それを志望動機に記述してもよいと思います。

注意点として、履歴書を書く時にはキレイな字を書くようにしましょう。誤字脱字もNGです。冒頭でも伝えたとおり、履歴書は面接のチャンスを勝ち取るための大切な書類であり、相手に思いを伝えるためのラブレターでもあるのです。どんなに良いことを書いても、字が汚いとその相手に良い印象は持ちません。

もし字に自信が無い場合は、パソコンで作成することもオススメです。WordやExcel形式での履歴書は無料でダウンロードできます。

専門事務の志望動機の書き方 

経理事務の志望動機のポイント

経理事務は、出納業務や会計業務などを行う仕事です。一般事務よりは専門的な業務となり、経験者の方がより有利となるのは確かだと思います。しかし、多くの場合は未経験者でも応募することができます。

未経験者が志望動機を書く場合、一般事務と同じように「資格」や「仕事の処理能力」、加えて「自己PR」と「何故御社で働きたいのか」を重点的に書くことでアピールすることをおすすめします。経理事務は会社のお金を扱う仕事のため、ミス無く1つ1つの作業を正確にこなすことがもとめられます。几帳面な正確の場合にはその点をアピールしても良いでしょう。

医療事務の志望動機のポイント

医療事務とは、医療機関で窓口対応やレセプト業務を行う仕事です。こちらも未経験で応募することができますが、経験者が優遇されています。

志望動機の内容としては、その病院・クリニックに応募した理由や、何故医療事務を選んだのか理由などを記載するといいでしょう。また、未経験で応募する場合は医療事務資格の取得をおすすめします。取得が無理であれば、医療事務について勉強中であることを説明しても良いでしょう。

また、これは私が求人広告の営業をしている時代に、実際にクリニックの医療事務採用をお手伝いして聞いた話なのですが、医療事務というのは小さいクリニックの場合は受付を兼ねることが多いのですが、小さいクリニックでは受付は”そのクリニックの顔”になります。

受付の対応が悪ければその地域では「あの病院はあまりよくないね」なんていう評判が回っていしまうそうです。そんため、医療事務としての能力以上に、患者さんへの対応力や、人当たりの良さが求められるとのことでした。

もし未経験で医療事務に応募したい場合は、このような切り口をフックに自分をアピールすると良いかもしれませんね。

まとめ

繰り返しになりますが、志望動機は履歴書の中でも最も重要なアピールポイントと言っても過言ではありません。そのためにも、”あなたの良さ”がきちんと伝わるように記述しましょう。

そして、相手が会いたいと思う志望動機を書くためには、「相手の企業がどんな人を求めているのか」をきちんと分析することが重要です。まず第一に、求人広告にかかれている内容は隅々まで熟読し、必要であればネットでその会社の事を調べるなどして、どんな理念やビジョンを掲げていて、どんな社風で、どんな人材を求めているのかをしっかりリサーチすることをおすすめします。

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